Comment organiser les achats d'un projet en Guinée ou en Sierra Leone : ce qui s'achète localement, ce qui s'importe, délais, documents, emballage, dédouanement et les erreurs qui arrêtent un chantier.
Sur un projet national, l'approvisionnement est une fonction support. Sur un projet transfrontalier, c'est le planning lui-même. Une structure ne s'élève pas avant ses aciers, une façade ne se pose pas avant que le verre soit dédouané, et un bâtiment ne se met pas en service sans un tableau électrique resté onze semaines en mer. La plupart des projets qui prennent du retard dans la région le prennent ici, pas sur le chantier.
Ce guide explique comment l'organiser.
Le premier document d'achat n'est pas un bon de commande mais une liste : chaque lot significatif, marqué local ou importé, avec la raison.
Généralement disponibles localement, sous réserve de vérification : sable, granulats, agglomérés, une partie du ciment, bois de coffrage, main-d'œuvre courante, quincaillerie de base.
Généralement importés : charpente métallique, armatures d'une nuance donnée, systèmes d'étanchéité, ascenseurs, groupes froids et climatisation, appareillage électrique et câbles aux normes, murs-rideaux, finitions céramiques et pierre, appareils sanitaires, menuiseries, détection et extinction incendie.
Cette liste est propre à chaque projet et doit être vérifiée plutôt que supposée : disponibilité et qualité varient d'un pays et d'une année à l'autre. Vérifier signifie échantillonner et tester, non se fier à l'assurance d'un fournisseur.
Pour chaque lot importé, le délai est une chaîne :
1. Études d'exécution et approbation des plans d'atelier
2. Fabrication
3. Transport terrestre jusqu'au port de chargement
4. Fret maritime
5. Déchargement et dédouanement à destination
6. Transport intérieur jusqu'au chantier
Seuls les deuxième et quatrième maillons sont habituellement estimés. Les autres consomment régulièrement autant de temps. La date qui compte n'est pas la date de commande mais la date de besoin sur chantier moins toute la chaîne, plus une marge si la livraison traverse la saison des pluies.
Les articles à long délai — ascenseurs, groupes froids, tableaux, murs-rideaux, aciers sur mesure — se commandent sur la foi du planning, parfois avant que la conception associée soit entièrement achevée, en figeant la spécification des éléments qui commandent la fabrication.
Les retards de dédouanement viennent rarement des marchandises. Ils viennent de documents qui ne leur correspondent pas : une liste de colisage divergente de la facture, un code SH qui invite à une reclassification, un certificat d'origine sans cachet, ou une désignation trop vague pour être évaluée.
Ce qui raccourcit le dédouanement :
Travailler avec un transitaire qui traite déjà du fret de construction sur le port de destination vaut mieux qu'un taux de fret marginalement inférieur.
Les marchandises traversent une mer humide, puis attendent sur une aire découverte. L'emballage doit anticiper les deux :
Un acier arrivé avec une protection endommagée, ou un tableau arrivé humide, transforme une économie d'achat en problème de chantier.
Des conteneurs moins nombreux et mieux remplis coûtent moins cher à l'unité et se dédouanent plus vite que de multiples lots partiels. Le groupage exige de la discipline : lots regroupés par date de besoin et fournisseurs tenus à une date commune de disponibilité.
Le séquencement compte autant que le groupage. Les matériaux arrivés trop tôt occupent le stockage, immobilisent la trésorerie et se dégradent ; arrivés trop tard, ils arrêtent le travail. Le calendrier d'achats se confronte à l'avancement au moins une fois par mois.
Certains articles justifient un stock : manchons d'armature, fixations, consommables d'étanchéité, vitrages de rechange, composants électriques courants. Le coût de détention est faible ; celui d'une attente de deux mois pour une petite pièce qui bloque une grande activité ne l'est pas.
Inspecter à l'arrivée est trop tard : un refus à destination relance tout le délai. Lorsque la valeur le justifie, inspectez en usine avant expédition : contrôles dimensionnels de l'acier fabriqué, épaisseur de protection, certificats d'essais pour aciers et ciment, essais d'acceptation en usine pour les équipements majeurs. Une journée d'inspection à l'origine fait couramment gagner des mois.
Cela dépend de la spécification, mais charpente métallique, armatures de qualité, équipements techniques, ascenseurs, systèmes de façade et finitions haut de gamme sont couramment importés, tandis que sable, granulats, agglomérés et une grande part de la main-d'œuvre sont locaux. Le partage se vérifie projet par projet.
Commandez en fonction du planning et non de l'avancement, en cumulant approbation des études, fabrication, fret, dédouanement et transport intérieur. Pour les équipements majeurs, cela conduit souvent à passer commande dès les premiers mois du projet.
Les incohérences documentaires et les certificats incomplets, plus que le transport lui-même. Convenir des désignations, codes et certificats avec le transitaire avant le chargement supprime l'essentiel du risque.
Acheter par une entreprise qui importe déjà dans le pays de destination transfère le risque logistique et accélère généralement le dédouanement. L'achat direct peut paraître moins cher sur la facture tout en laissant au maître d'ouvrage les surestaries, le dédouanement et le risque de planning.